不動産仲介支援システムのおすすめ3選！
代表的な機能や導入するメリット、選び方を解説

不動産仲介業務は、以下の3つの流れで進めます。不動産仲介支援システムを活用すれば、それぞれの業務の効率化が可能です。

• 元付業務
• 客付業務
• 契約業務

元付業務は、売主や貸主から依頼されて行う業務です。物件の査定や媒介契約の締結、図面の作成、レインズ登録などを行います。

客付業務は、買主や借主を見つける業務です。買主や借主の物件相談に応じ、物件の提案や内見の手配などを行います。

契約業務は、売買契約や賃貸契約を進める業務です。条件の交渉や契約書の作成、重要事項説明など、契約に関する幅広い業務を行います。

物件管理機能は、物件情報や媒介契約の情報を管理するための機能です。仲介業務のうち、元付業務の効率化に役立ちます。

物件管理機能として搭載されているのは、物件情報管理や図面作成および出力、媒介契約書作成および回収、営業報告書の作成および申請や承認などです。

顧客管理機能は、売買や賃貸の契約をする顧客の情報を管理するための機能です。仲介業務のうち、客付業務の効率化を支援します。

顧客情報管理や営業担当者割り振り、営業スケジュール管理、物件マッチングなどが可能です。

契約管理機能は、売買契約や賃貸契約の締結を行う際に役立つ機能です。

契約管理機能として搭載されているのは、予約情報の管理や検索、契約書の作成、決済機能、帳簿の作成および印刷、入金管理、文書管理などです。

不動産仲介支援システムの導入により、長時間労働を是正できます。

仲介業務は、物件情報や契約内容の入力および更新が頻繁に発生するため、定型業務に時間を取られやすいです。システムの導入によって入力や更新をデジタル化および自動化すれば、業務負担が減り長時間労働が解消されます。

現在、表計算ソフトなどを使って手作業でデータの入力や更新をしている場合は、システムの導入によってスピードアップを実感できるでしょう。

不動産仲介支援システムの導入により、情報共有が円滑化するのは大きなメリットです。

営業担当者や事務担当者が速やかに情報を共有できるようになるため、契約機会を逃す心配がありません。顧客が興味を持っていそうな情報を速やかに送れるので、情報共有の円滑化によって営業力も強化されます。

また、担当者それぞれが抱えている案件を自分で管理している場合、担当者不在時に顧客から問合せがあっても答えられません。不動産仲介支援システムで案件情報が全体に共有されていれば、担当者が不在でも対応できるので、顧客満足度も高まるでしょう。

不動産仲介支援システムを導入すればサービス品質が向上し、成約率アップに繋げることが可能です。

不動産仲介支援システムの導入により、情報が速やかに更新・共有されます。インターネット環境があればどこからでもお客さまの問合せに対応できます。問い合わせへのスピーディな対応は、顧客信頼度の向上につながるでしょう。

また、物件の管理や情報共有などにかかる時間を短縮することで、お客さま対応に十分な時間を充てられます。その結果、ニーズにあった提案ができるようになり、満足度も向上します。

不動産仲介支援システムには書類の作成機能があるので、入力漏れや記載ミスなどのヒューマンエラーを防止できるのもポイントです。人的なミスを防ぐことができれば、質の高いサービスを提供できます。

さらに、顧客情報を適切に管理してDMの送信や反応を分析する機能を活用すれば、成約数がアップします。

不動産仲介支援システムは、クラウド型かオンプレミス型のどちらを選ぶべきかをまず考えましょう。

近年多く選ばれているクラウド型は、システムを提供する会社がサーバーを管理するので、自社でサーバーを構築しなくてもすぐに利用できます。ITの専門知識がなくても取り入れやすく、初期費用も安く抑えられるのがメリットです。

従来から使用されてきたオンプレミス型は、自社でサーバーを構築するため、セキュリティやシステムのカスタマイズ性を強化できます。初期費用は高くなりやすく、サーバー管理に手間がかかるのが特徴です。

自社にITの専門スタッフがいて非常時にも対応できるなら、オンプレミス型を選んでも問題はありません。コストを抑えながら速やかに導入したい場合は、クラウド型を検討すると良いでしょう。

ただし、クラウド型は、他社のシステムに自社のデータを預けるため、情報漏洩のリスクがあることに注意が必要です。

自社に必要な機能が揃っているかどうかも、不動産仲介支援システム選定時にチェックすべきポイントです。

多くのシステムには、仲介業務を効率化するための基本的な機能は備わっています。しかし、使い勝手や充実度は少しずつ異なるので、細部まで注目すれば自社に合うシステムを選びやすくなります。

例えば、顧客情報や入金管理をシステム上で行えるようにするだけで良いのか、金融機関のシステムと連携させて入金管理まで自動化させたいのかなど、求める機能は企業によって異なるでしょう。

必要な機能を選んで搭載できるものや、既存システムと連携できるものなど、システムごとに機能や特徴は様々です。導入前に確認し、より便利になりそうなものを選んでください。

トラブルが発生した際に対応してもらえるよう、サポート体制が整っている不動産仲介支援システムを選ぶのがおすすめです。

不動産仲介支援システムを提供する多くの企業は、疑問やトラブルがあった時に相談できるサポート窓口を設けています。しかし、対応時間が自社の営業時間と合わない場合は、トラブル発生時にすぐ対応してもらえない可能性があります。

トラブル発生によりシステムが使えなくなると、業務に支障が出るおそれがあるので、サポートの有無だけでなく対応時間も確認しましょう。

株式会社Faciloが提供するFacilo購入クラウドは、仲介業務の事務作業や物件情報、顧客コミュニケーションをクラウド上でひとつに集約し、業務効率化を図れるシステムです。

新着物件がすぐにわかるハイライト機能や、価格改定物件を簡単に見つけられるポップアップ機能で、お客さまが求める物件をスムーズに見つけられます。

また、お客さまごとにマイページが自動生成されるため、お客さまは提案を受けた物件や周辺の情報をいつでも簡単に確認可能です。

さらに、マイページへのアクセス状況や、いつ・どの物件を閲覧したかを確認できるため、営業活動の優先順位付けができるようになります。

株式会社カナリーが提供するCANARY Cloudは、不動産仲介業務の集客から成約までを支援し、顧客対応の質を向上させる機能が充実しています。

データの一元管理機能やカスタマイズが可能な自動追客機能があり、業務の効率化や成約率の向上が期待できます。顧客情報が自動で蓄積されるので、トレンドを反映した営業活動が可能です。

導入から活用支援まで、サポートが充実しているのもポイントです。初期設定のサポートや使用方法のレクチャーを受けることができ、来店率を高めるメール文面の提案などもしてもらえます。

株式会社Housmartが提供しているPropoCloudは、不動産売買に特化した営業支援システムです。

お客さまの希望に合う物件情報やコンテンツを、定期的に自動でメール送信してくれます。時間をかけて検討するお客さまへのフォローアップとして効果的です。

また、PropoCloudはお客さまの反応を可視化できるため、売買意欲の高い顧客を見極め、優先的にアプローチが可能です。

PCやスマートフォンでいつでも利用できるSaaS型なので、迅速に顧客対応ができます。